Упрощённая система налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» привлекает предпринимателей возможностью уменьшить налоговую базу на экономически обоснованные и документально подтверждённые затраты. Но на практике именно определение состава расходов становится причиной споров с налоговой и внутренних конфликтов между бухгалтерией и руководством. Особенно остро дискуссия разворачивается в 1С, где программа автоматически учитывает те или иные операции, но далеко не всегда это соответствует требованиям Налогового кодекса.
В этой статье разберём самые спорные виды расходов при УСН 15%, выясним, что по этому поводу думают Минфин и ФНС, и главное — как правильно настроить и проверить 1С, чтобы не завысить расходы и не попасть на доначисления.
1. Как 1С определяет расходы при УСН: механизм учёта
В 1С: Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0) учёт расходов для УСН ведётся в отдельном регистре «Книга учёта доходов и расходов (раздел I)». Программа автоматически включает в расходы суммы, которые:
- проведены документами, имеющими статус «Оплачено»;
- соответствуют закрытому перечню ст. 346.16 НК РФ;
- отражены в учёте с правильным указанием статьи расходов для УСН.
Однако автоматика не всегда совпадает с требованиями законодательства. Бухгалтер должен понимать, где программа может ошибиться или где нужно вручную корректировать признание расходов.
2. ТОП‑5 спорных расходов, которые часто признают неправильно
2.1. Расходы на приобретение товаров для перепродажи
Казалось бы, всё просто: купили товар, продали, списали его стоимость в расходы. Но в 1С есть нюансы.
Спорный момент: можно ли учесть стоимость товара в расходах, если он оплачен, но ещё не реализован?
По правилам УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ) расходы на товары признаются только после их реализации, то есть после перехода права собственности к покупателю. При этом оплата поставщику должна быть произведена.
Как ошибается 1С: Если в настройках учёта установлен флажок «Признавать расходы на приобретение товаров при их оплате», программа может включить стоимость в КУДиР сразу после оплаты, минуя факт реализации. Это грубая ошибка.
Как правильно:
- В настройках параметров учёта (раздел «Главное» → «Настройки» → «Налоги и отчёты» → «УСН») выберите вариант «Признавать расходы на приобретение товаров при реализации».
- В документе «Реализация товаров» должны быть заполнены все данные для УСН: проставлена статья расходов «Товары для перепродажи».
- Проверить можно через отчёт «Книга учёта доходов и расходов» — стоимость товара должна попасть в раздел I только после даты реализации.
2.2. Затраты на покупку основных средств
С основными средствами при УСН своя специфика. Расходы признаются не единовременно, а равными долями по кварталам до конца налогового периода (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
Спорный момент: в каком квартале начинать списывать стоимость, если основное средство оплачено и введено в эксплуатацию в разных отчётных периодах?
Как ошибается 1С: Если в документе «Принятие к учёту ОС» не заполнены дата ввода в эксплуатацию и дата оплаты, программа может начать списывать расходы неверно — либо раньше, либо позже. Также ошибка возникает, если ОС приобретено до перехода на УСН — такие объекты не списываются в расходах.
Как правильно:
- В документе «Принятие к учёту ОС» обязательно заполните вкладку «Налоговый учёт (УСН)»: укажите дату оплаты, дату ввода в эксплуатацию и срок полезного использования.
- 1С автоматически рассчитает суммы списания по кварталам. Проверить можно в отчёте «Помощник учёта расходов на приобретение ОС».
2.3. Расходы на оплату труда и страховые взносы
Это одна из самых крупных статей расходов, но и здесь есть подводные камни.
Спорный момент: можно ли учесть в расходах выплаты, которые не предусмотрены трудовыми договорами (например, материальную помощь, премии к юбилеям)?
ФНС и Минфин категоричны: только те выплаты, которые соответствуют ст. 255 НК РФ (оплата труда) и закреплены в трудовых или коллективных договорах. Страховые взносы на такие выплаты также не уменьшают базу, если сами выплаты не признаются расходом.
Как ошибается 1С: В 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерия при начислении зарплаты программа по умолчанию относит на расходы УСН все суммы, отражённые в бухгалтерском учёте на счетах 20, 26, 44. Но если в документах начисления не указан вид расхода для УСН или указан неверно, необоснованные выплаты могут попасть в КУДиР.
Как правильно:
- В справочнике «Статьи расходов по УСН» создайте отдельные элементы: «Оплата труда (принимается)», «Премии, не уменьшающие базу» и т.п.
- В документах начисления зарплаты (например, «Начисление зарплаты») для каждого вида начисления указывайте правильную статью УСН.
- Проверяйте, чтобы выплаты, не уменьшающие налог, не попадали в раздел I КУДиР. Для этого можно использовать отчёт «Анализ состояния налогового учёта по УСН».
2.4. «Входной» НДС, предъявленный поставщиками
При УСН компания не является плательщиком НДС, но часто получает счета-фактуры с выделенным налогом.
Спорный момент: можно ли учесть сумму НДС в расходах?
Да, если сам товар (работа, услуга) относится к расходам при УСН (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Но есть нюанс: НДС признаётся в расходах в том же порядке, что и основная стоимость актива.
Как ошибается 1С: При проведении документа «Поступление товаров и услуг» программа относит НДС на счёт 19, но для УСН этого недостаточно. Если не настроить правильное отражение НДС в расходах, он может либо не попасть в КУДиР, либо попасть, но не в том периоде.
Как правильно:
- В настройках учёта УСН (раздел «Налоги и отчёты» → «УСН») установите флажок «Включать НДС в расходы по УСН».
- В документах поступления в поле «Статья расходов по УСН» выберите ту же статью, что и для основного актива (товары, материалы, услуги). 1С автоматически объединит стоимость и НДС в одну сумму для КУДиР.
- Для ОС и НМА НДС включается в первоначальную стоимость и списывается в расходах по правилам амортизации для УСН.
2.5. Расходы на приобретение иностранной валюты и курсовые разницы
Если компания работает с импортом или имеет валютные счета, возникает вопрос о признании расходов на покупку валюты и курсовых разниц.
Спорный момент: можно ли включить в расходы отрицательные курсовые разницы и комиссии банка за конвертацию?
Минфин долгое время запрещал учитывать курсовые разницы при УСН, ссылаясь на закрытый перечень расходов. Однако с 2020 года позиция изменилась: в ст. 346.16 НК РФ появилось прямое указание на возможность учёта курсовых разниц (пп. 5 п. 1 ст. 346.16, пп. 6 п. 1 ст. 346.16). Но комиссии за покупку валюты считаются отдельно.
Как ошибается 1С: В стандартных конфигурациях 1С курсовые разницы автоматически попадают в бухгалтерские проводки (91.02), но для УСН они не всегда автоматически отражаются в КУДиР, если не настроены правила учёта.
Как правильно:
- В плане счетов для счёта 91.02 (прочие расходы) установите субконто «Статья расходов по УСН».
- В документе «Списание с расчётного счёта» при оплате комиссии банка укажите статью расходов УСН, соответствующую банковским услугам.
- Для курсовых разниц используйте документ «Операция» или «Корректировка долга», если они не формируются автоматически, и вручную проставьте статью расходов УСН.
3. Что делать, если налоговая не принимает расходы: аргументы и подготовка
Даже если в 1С всё настроено правильно, налоговая инспекция может исключить расходы при проверке. Самые частые претензии:
- Отсутствие первичных документов или их ненадлежащее оформление.
- Экономическая необоснованность (расходы не направлены на получение дохода).
- Несоответствие закрытому перечню (например, расходы на маркетинговые исследования, если они не подпадают под пп. 27 п. 1 ст. 346.16).
Как подготовиться:
- Сформируйте в 1С «Книгу учёта доходов и расходов» в формате, утверждённом ФНС.
- По каждому спорному расходу подготовьте пакет подтверждающих документов: договор, акт, счёт-фактуру, платёжку, а также внутренние обоснования (приказ, служебная записка, расчёт экономической эффективности).
- Используйте отчёт «Анализ учёта по УСН» (в 1С: Бухгалтерия) — он показывает, какие расходы приняты, а какие нет. Если есть расхождения, проверьте корректность заполнения статей расходов.
4. Как настроить 1С, чтобы минимизировать споры с налоговой
4.1. Чёткое разделение статей расходов
Создайте в справочнике «Статьи расходов по УСН» детальные позиции, соответствующие каждому пункту ст. 346.16. Например:
- Материальные расходы (пп. 5)
- Расходы на оплату труда (пп. 6)
- Суммы НДС (пп. 8)
- Расходы на приобретение ОС (пп. 1)
- Расходы на приобретение товаров (пп. 23)
- Прочие расходы (только те, что разрешены)
4.2. Контроль признания расходов при оплате и реализации
В настройках учёта УСН установите «Признавать расходы при соблюдении двух условий: оплата + реализация». Это касается товаров и материалов. Для услуг и работ достаточно оплаты.
4.3. Использование отчётов-помощников
Регулярно открывайте «Помощник учёта расходов на приобретение ОС» и «Анализ состояния налогового учёта по УСН». Эти отчёты показывают, какие суммы ещё не списаны, а какие списаны неверно.
4.4. Сверка с регистрами
Если вы сомневаетесь в корректности КУДиР, используйте отчёт «Универсальный отчёт» по регистру накопления «Книга учёта доходов и расходов (раздел I)». Так вы увидите каждую операцию, попавшую в книгу, и сможете проверить её правомерность.
